בקרת מערכות מידע ל-ERP

אם גם אתם עושים שימוש במערכת ERP במסגרת הפעילות העסקית שלכם, אתם יודעים עד כמה היא מטיבה ומייעלת תהליכים בארגון. ראשי התיבות של ERP הם ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEM. בשונה ממערכות אחרות, הייחוד של מערכת זו הוא באפשרותה להעניק מענה איכותי ומלא לכל המחלקות בארגון.

בעבר, לכל מחלקה בארגון – ממשאבי האנוש, דרך הכספים ועד הלוגיסטיקה, הייתה מערכת ספציפית כמו מערכת הנהלת חשבונות שבאמצעותה עבד הצוות. מערכות ERP לעומת זאת שמוטמעות על ידי מיישם ERP, הציבו סטנדרט אחר לגמרי: מערכת אחת – בממשק אחד ובשפה אחת, המתאימה לשלל שימושים ומחלקות. היתרונות ברורים, כאשר לכם כאלו העומדים בראש הארגון, אפשרות לפקח ולבקר בצורה מלאה על כל המתרחש.

למרות שיש לכם גישה לכל פינה בכל מערכת, הרי שבעת שמדובר על בקרת מערכות מידע, כדאי להפקיד את המלאכה אצל מבקרים חיצוניים. 

בקרת מערכת מידע – מה זה באמת אומר?

בכל יום עבודה מחדש, כל עובד שלכם עושה שימוש במערכת לטובת הנעת מהלכים במסגרת העסקית. מטרתה של הבקרה היא להבטיח כי המערכת פועלת כנדרש, תוך שנבדק גם אופי השימוש בה, האמינות שלה, ההרשאות שיש לכל משתמש והמידע הנמצא בה. בקרה היא אמנם מילה אחת, איך היא מגלמת בתוכה סט של פעולות, טכניקות ואסטרטגיות בהן נוקטים על מנת לבסס את הבקרה האיכותית ביותר.

בעוד תוצאות הבקרה יכולות להיות חיוביות וטובות, הן גם יכולות להציף שלל כשלים וליקויים. כך, לאחר הבקרה ניתן לחשב מסלול מחדש, וליישם את שהומלץ לכם. באופן זה ניתן לייעל מהלכים, לדייק פעולות ולנהל פרוייקטים שונים בצורה טובה יותר – עבורכם, עבור העובדים שלכם וכמובן שעבור הלקוחות. 

חשיבותה של בקרה חיצונית – למה גם אתם צריכים אותה?

היתרון של מערכות מידע כמו ERP מגלם בתוכה גם את החיסרון הבולט ביותר שלה: היא נגישה לכולם. מאחר ומדובר על מערכת המבוססת על ממשק אחד ושפה אחת, הרי שכל עובד (במידה ואכן יש לו הרשאה), יכול להגיע אל כל פינה בה ללא כל תלות בתפקידו ובמחלקה בה הוא עובד. לכן, בקרת פנים ארגונית היא המון פעמים בקרה שנתפשת לא כל כך יסודית או אמינה.

בקרה חיצונית לעומת זאת נתפשת אמינה ואובייקטיבית יותר, תוך שהיא בוחנת את תפקוד המערכת (ולא רק אותו), בצורה רוחבית, מעמיקה ויסודית.

כידוע, מטרת הבקרה היא לזהות את אותם מקומות שתשומת הלב שלכם נדרשת בהם. כפי שנאמר, כשם שהשפה האחידה של המערכת מציבה יתרון משמעותי, היא גם יכולה להפוך לחיסרון בעת שהמידע מדלג לו בין מחלקות. לדוגמא: היו מקרים בהם מידע הצליח לפלס דרכו ממחלקה אחת לאחרת. כבעלי העסק, הרי שלא תרצו שכל מידע יהיה חשוף לכל העובדים (לדוגמא: הסכמי העבודה של כל עובד, דו"חות כספיים, תכניות עתידיות, פטנטנים סודיים וכדומה). בביקורת שכזו, ניתן לבחון את תפקוד המערכת ואת התאמתה לצרכים המדויקים שלכם. 

לאחר הביקורת: תוכלו לנהל הרשאות

אחד הכשלים השכיחים ביותר רלוונטי להרשאות שיש בתוך הארגון. מערכת ERP היא כמו משרד גדול שיש בו המון חדרים. האם כל העובדים מורשים להיכנס לכל החדרים? אתם תחליטו. כמעט תמיד, תרצו לסווג את כניסתם וגישתם של העובדים על פי תפקידם והוותק שלהם. הרשאות מתאימות הניתנות לעובדים, הן מעין סוג של אבטחת מידע פנים ארגונית.

בקרה איכותית תדע לשקף בפניכם למי יש נגישות לאן, כך שתוכלו גם אתם בין היתר לקבוע סדר חדש.