מערכת מידע וחשיבותה לתהליכים עסקיים בעסק
כבית עסק, נדמה כי אתם בחיפוש מתמיד אחר תהליכים שיהפכו את העסק בכללותו ליעיל יותר. מהר מאד מבינים כי יעילות שווה כסף, וכלל שהזרועות השונות בעסק עובדות ביעילות תוך התקשרות זו עם זו – כך טוב יותר. מערכת מידע היא מערכת חיונית (יש אלו שיאמרו שאף הכרחית) לכל בית עסק.
הודות למערכת שכזו, יש ביכולתכם ליהנות מתהליך של עיבוד נתונים, תוך דגש על מענה לכל הזרועות שבארגון: מהלוגיסטיקה, דרך התפעול ועד משאבי האנוש.
בשונה ממערכות שונות המוגדרות כמערכות מידע, מערכת ERP קושרת את כל יחידות הארגון לכדי יחידה אחת – מתפקדת ומתקשרת. עיבוד הנתונים הנדרש מתבצע בכל מערכת בנפרד, ובכל המערכות בעת בעונה אחת.
הכירו גם אתם את יתרונות המערכת, את תהליכי הארגון שלוקחים בה חלק ומדוע כדאי להטמיע אותה ולא לפתח מערכת ייחודית לארגון שלכם.
מערכת ERP – מערכת מידע התורמת לתהליכים השונים בעסק
אחד היתרונות הבולטים של מערכת ERP הוא כמובן היקף ההשפעה הנרחב שלה. בעוד ישנן מערכות שתרומתן מעטה ורלוונטית לחלקים מסוימים בארגון שלכם, מערכת זו נוגעת בכל התהליכים השונים:
- שירות הלקוחות
- הנהלת חשבונות
- רכש
- שיווק
- מכירות
- לוגיסטיקה
- משאבי אנוש ועוד…
מאחר והמערכת משפיעה על כל מחלקה בארגון שלכם, הרי שיכולות הניהול שלכם כבעלי העסק נרחבות יותר. דרך אותה המערכת, יש לכם שליטה מלאה על בקרה, ניהול וקבלת החלטות. עם מערכות אחרות לדוגמא, הרי שאתם צריכים לגלות בקיאות ולבקר כל מחלקה בעסק בנפרד – זאת על בסיס המערכות הספציפיות לאותה המחלקה. עם ERP כאמור, אתם יכולים לפקח בצורה רוחבית על הביצועים, המספרים והדיווחים של כל מחלקה בארגון.
יתרון נוסף המיוחס למערכת ERP רלוונטי גם לעובדה שהיא משרתת את כל המחלקות בארגון. ראשית, המערכת מעודדת שפה אחידה בין קרב כל עובדי הארגון, שמפתחת בעובדים תחושות לויאליות ושייכות, המשפיעות בסופו של דבר גם על שביעות הרצון של העובדים ממקום עבודתם. שנית, מאחר וישנה שפה אחידה שעל כל העובדים ללמוד אותה ו"לדבר" אותה, הרי שהמקום לטעויות ביצוע כמעט ואפסי. מדוע?
יכולת הבקרה והניהול שלכם הודות למערכת, מעניקה לכם שליטה מלאה ומעקב תמידי סביב כל הנעשה בארגון. כך, רגע לפני שנעשות טעויות שיכולות להיות מתורגמות להפסדים כספיים במקרה הגרוע, או במקרה הפחות גרוע למבוכה אל מול לקוחות או קולגות, תוכלו לעלות עליהן ולמנוע אותן.

הטמעת המערכת בארגון אל מול פיתוח ייחודי לארגון שלכם – מה כדאי?
עם רצונכם לפתח מערכת מידע ייחודית וספציפית לבית העסק שלכם, הרי שעליכם לקחת בחשבון מספר דברים:
- פיתוח מותאם אישית הוא פיתוח יקר מאד
- תקופת הפיתוח לא קצרה, מה שמשאיר עד להודעה חדשה את הארגון במצב הנוכחי שלו
- עבור כל מחלקה מפותחת "שפה" משלה – כך שיכולת הניהול והבקרה שלכם פוחתת
מעבר לעלויות שלרוב יהיו יקרות יותר בהשוואה להטמעת מערכת ERP בארגון שלכם, הרי שמערכת אחידה המבססת שפה משותפת בין כל העובדים – מטיבה עמכם, עם העובדים שלכם ועם יעילות הארגון.
אז איך יוצאים לדרך?
ההמלצה אליכם היא לחבור אל חברה שיכולה לסייע לכם בשירותים הבאים:
- איפיון הצורך שלכם כארגון
- בחירת המערכת הספציפית
- בחירת הגוף שיבצע עבורכם את ההטמעה
השלב המהותי ביותר הוא כמובן שלב איתור הצורך. לעתים, אתם לא יודעים לשאול את עצמכם את השאלות הנכונות, ובטח שלא לענות עליהן. גוף חיצוני-אובייקטיבי שמאפיין את הצרכים והאתגרים שלכם, יכול לשדך לכם את הפתרונות המתאימים ביותר המצופים ממערכת ERP. לבסוף, יוצגו בפניכם הפרמטרים החשובים ביותר שיש לשים עליהם את הדגש עם בחירת מערכת המידע הרלוונטית אליכם.