שיפור תהליכים עסקיים: אפיון מערכת מידע

העסק שלכם כפי שהוא נראה ומתפקד כיום, אינו העסק שאתם זוכרים מיום הקמתכם. ההתקדמות שלכם מבוססת גם על פעולות אורגניות ותנועה דינמית טבעית, אך גם על פעולות שאתם עושים מתוך אסטרטגיה ברורה להתקדם הלאה.

חלק בלתי נפרד מההתקדמות שלכם הוא גם ההחלטה לעשות שימוש במערכות שונות. כיום, ישנן לא מעט מערכות, בראשן מערכת פריוריטי, שדרכן ניתן לייעל מהלכים ולשפר את תפקוד הארגון בכללותו. לפני שאתם מתחילים לעשות שימוש בתוכנה זו או אחרת, הרי שישנו השלב המקדים, ההכרחי והחיוני: שלב איפיון מערכת המידע.

איפיון מערכת מידע – על מה מדובר?

המון פעמים דווקא עולם התוכן שאתם חלק בלתי נפרד ממנו, לא מצליח להעביר את המסר בצורה בהירה ומדויקת. לטובת ההבנה של מהו שלב איפיון מערכת המידע, הרי שניתן לתת לדוגמה כלה המחפשת שמלת כלה. ברור כשמש כי המטרה היא שמלה, אך מה היא צריכה לעשות בשביל ללבוש בגאווה את שמלת החלומות? להגדיר ולאפיין את הצורך שלה. האיפיון יסודי ושם דגש על הגזרה, גוון השמלה, סוג הבד, רמת הגימור, הקו העיצובי וכן הלאה.

דומה הדבר עם שלב איפיון מערכת המידע: על מנת לעשות שימוש במערכת – הרי שצריך להבין מה מצפים ממנה. מערכת שמתאימה לארגון X, לא בהכרח תתאים לארגון Y. לכן, ישנו שלב מקדים של איפיון צרכים והגדרת מטרות. לדוגמה: במידה וישנה חברה המעוניינת בתוכנה שתסייע בהתייעלות המהלכים בארגון, הרי שסביר שתוצע לה תוכנת הפריוריטי. לפני שהתוכנה תוטמע בארגון, יציגו בפני הלקוח (החברה), את המאפיינים שלה, איך היא מתפקדת ואיך יכולה לשנות את המצב הנוכחי המתקיים בחברה.

איפיון מערכת – נקודת מבט ביקורתית על המצב הקיים

במרבית המקרים, שלב איפיון מערכות המידע מתבצע במטרה לייעל תהליכים קיימים. במילים פשוטות? ישנם תהליכים בעסק שלא מניבים את התוצאות הרצויות. לכן, בשלב שכזה חשוב להבין מספר דברים:

• אילו תפקידים מבצעת מערכת קיימת?
• מהו הפער בין הרצוי למצוי?
• חקירת המצב הקיים של הארגון.
• האם כדאי לשפר מערכת קיימת או להטמיע מערכת חדשה?

שלב איפיון המערכות דורש עבודה מעמיקה, יסודית וקפדנית. כידוע, הטמעת מערכת חדשה אינה דבר של מה בכך, כך שחשוב לפני כל צעד לשקול בכובד ראש את העלות אל מול התועלת.

לכם יש מטרות ולפריוריטי יש פתרונות

לאחר שמבינים מהן הדרישות של הארגון, הרי שניתן לדבר על מערכת ספציפית. אם ממשיכים בקו של מערכת הפריוריטי, הרי שגם בתוך התוכנה ישנם מודולים ויישומים שונים שניתן להתאים לחברות על פי הצרכים האישיים שלהן. אחת התכונות הבולטות ביותר של התוכנה היא הגמישות שלה, והיכולת שלהם להתאים עצמה ולהסתגל כמעט לכל סביבה (ארגון).

למרות התועלות הרבות של פריוריטי, חשוב מאד לפרק לגורמים את הצרכים שלכם – זאת על מנת לדייק את המענה של התוכנה אליכם ולהתאים אותה ברמה אידאלית. כשמדברים על התייעלות – מדברים על פריוריטי. התוכנה מייצרת שפה אחידה לכל מחלקות הארגון, והיא משרתת בעלי תפקידים רבים:

• משאבי אנוש.
• מחלקת כספים.
• שירות לקוחות.
• לוגיסטיקה ומלאי ועוד…

כשמדברים על התייעלות, לא ניתן שלא לציין את העובדה כי ראשי הארגון, יכולים בכל רגע נתון לעקוב אחר התפתחויות, משימות ואינטראקציות המתרחשות בין הקולגות, ובין העובדים ללקוחות. פיקוח אונליין שכזה על כל המתרחש, מאפשר לכל בעל תפקיד בדרג הגבוה, לאשר תהליכים או לשלול אותם. חשוב להבין כי לעתים כשלים מסוימים ברמת הניהול מתגלים רק בדיעבד, אך הודות לפריוריטי ניתן למנוע מחלוקות ונזקים המתבצעים אל מול קהל הלקוחות בזמן אמת.

נשמח להעניק לכם ייעוץ לגבי מערכות מידע, ככל שתזדקקו לו!