יישום פריוריטי והטמעת מערכות פריוריטי + זום (Priority \ Zoom)

מהרגע בו אנו מגיעים לחברה האחריות הכוללת לאיפיון והניהול הינה שלנו.

תהליך הטמעת מערכת מידע הינו תהליך מורכב, הצלחת פרויקט תלויה בהתאמת הדרישות והצרכים לתוצאות אשר יתקבלו בסיום התהליך. לשם כך אנו מבצעים תיאום ציפיות עם הלקוח הכולל את מטרות הפרויקט, קביעות לוחות זמנים ותקציב, על מנת לתת מענה מדויק לצרכים.

לאחר שנבחרה המערכת המתאימה, זום או פריוריטי אנו פועלים על פי השלבים הבאים:

שלב ראשון – איפיון מפורט של המערכת הנדרשת

האפיון מתמקד בנקודות הייחודיות של החברה הבנת הדרישות של החברה וגיבוש הפתרונות המתאימים, האפיון מאפשר זיהוי פערים ותהליכים הנדרשים לשינוי ושיפור.

בסיום האפיון ברור לכולנו האופן בו תעבוד המערכת בארגון. הלקוח מכיר ומבין טוב יותר את יכולות המערכת מבחינת הפונקציונאליות והצרכים הייחודיים שלו. ואנו חברת אסטרטק, הופכים בפועל להיות חלק בלתי נפרד מהחברה שלכם.

במהלך האפיון מוצגים פתרונות שונים שנותנת ה- PRIORITY וZOOM. הלקוח לומד את הפתרון וביחד עם מנהל הפרויקט מגבשים דרכי עבודה מתאימות, כלומר הלקוח מתאים את עצמו למערכת.

במידה ולא ניתן להגיע לפתרון טוב בפונקציונאליות הקיימת במערכת הסטנדרטית, מגבשים פתרון הכולל שיפור הפונקציונאליות הקיימת במערכת באמצעות התאמת תוכנה.

מטרות משנה של האיפיון

• קביעת לוח זמנים מפורט להמשך היישום והפעלת המערכת
• קביעת רשימת התאמות מפורטת לביצוע, ותקציב לביצוען
• קביעת תכנית הסבת הנתונים והגדרת קבצי ותכניות הטעינה

אופן ביצוע האיפיון

השותפים הקבועים בצוות האפיון המפורט הם מנהל הפרויקט מטעם אסטרטק ומנהל הפרויקט מטעם הלקוח, אליהם מצטרפים מנהלים מקצועיים על פי הצורך, לדוגמא מנהל השיווק כאשר דנים בפרק השיווק, מנהל הכספים כאשר דנים במערכת הפיננסית וכו'.

במהלך פגישות האפיון סוקרים את הפעילות של כל מחלקה בארגון, לומדים את נוהלי העבודה ומגדירים כיצד אותה מחלקה תעבוד עם ה- PRIORITY. לעיתים יש לשנות נוהלי עבודה, לעיתים יש להגדיר שינויים שיבוצעו בתהליך יישום והטמעת PRIORITY ובדרך כלל יש לבצע את שתי הפעולות גם יחד.

כעקרון יש לעבוד ככל האפשר עם המערכת הסטנדרטית ולהמעיט ככל האפשר בהתאמות תכנה.

שלב שני – הסבות נתונים ( במידה ונדרש )

העברת מידע ממערכת הישנה למערכת חדשה באופן מהיר ויעיל על ידי תחקור ומיפוי נתונים מקוריים בתהליך של יישום והטמעת פריורטי, ביצוע בדיקות וטסטים לפני עליית המערכת לאוויר עם המידע החדש.

הסבת נתונים הנה אחד מצווארי הבקבוק בפרויקט. לשם מעבר פשוט וקל מתבצעות מספר פעולות בהן אנו מגדירים באופן ברור.
• מה המידע שנרצה להעביר
• מהו מבנה הקבצים הדורשים העברה מהמערכת הישנה
• בוחרים את העיתוי הנכון לביצוע ההסבה

דגשים מרכזיים וטיפים להסבת נתונים
• הסבת היסטוריה שאינה רלוונטית אינה מומלצת, מערכת המידע הישנה ממשיכה לחיות כמקור מידע. לכן מומלץ למעט בהסבת נתונים שיכבידו ויסרבלו את מערכת Priority בעתיד.
• הסבת נתוני תנועות הנה"ח – יש לקבל החלטה מושכלת האם מעבירים רק יתרות של הכרטיסים או תנועות פתוחות
• תזמון נכון – מתי לבצע את ההסבה, בסוף השנה או במהלכה. חשוב להבין את כל המשמעויות במעבר מערכת ובייחוד במעבר באמצע שנה .
• חשוב לתכנן את הסבות הנתונים "החיים" המועברים למערכת רק ביום העלייה לאוויר כגון: מלאי פתיחה, הזמנות פתוחות וכיו"ב.

שלב שלישי – הכשרות הדרכות

בשלב זה נחשפים המשתמשים למערכת, תחילה המשתמשים הראשיים, משתמשי מפתח מובילים ובהמשך שאר המשתמשים. תכנית ההדרכות ושעות ההדרכה נקבעות ומוגדרות מראש כדי לאפשר התארגנות נכונה בהתאם לה לבצע את הקצאת משאבים הנדרשים שיקדמו את התהליך.

במהלך תקופת ההדרכות יישום priority אנו מזהים בכל מחלקה את האדם המתאים להובלת התהליך הפנים ארוגני של החברה. לאחר מספר הדרכות השאיפה היא ששאר המשתמשים יפנו אליו לקבלת סיוע ראשוני לפני שיפנו למנהל הפרויקט.

אנו תמיד כאן בשבילכם בכל פניה ולכל בעיה אולם ביסוס יכולות פנימיות בתוך החברה חוסך משאבים וגורם לתחושת בטחון שליטה ומסוגלות של העובדים, שכן המשתמשים חשים כי ביכולתם להתגבר על התקלות ולתפעל את המערכת באופן עצמאי. זהו אחד הפרמטרים אשר יקבעו את הצלחת הפרויקט וחוסר התלות של החברה בגורמים חיצוניים.

שלב רביעי – פיתוחים (במערכת הפריוריטי ובמידת הצורך)

המוטו שלנו – פיתוח, רק אם חייבים ולאחר מחשבה

לעיתים מתעורר צורך אשר מחייב שינוי תוכנה, כאשר המערכת הסטנדרטית אינה מספקת מענה מדויק לצרכי הלקוח. פיתוח פריוריטי הם אופציה מצוינת במקרים מסוימים, אולם אנו מגיעים לשלב זה רק לאחר שכל ששאר האפשרויות המקובלות והיצירתיות נבדקו.

פריוריטי הינה מערכת פתוחה מאפשרת גמישות, החל מהוספת עמודות, פיתוח דוחות ומסכים ועד הוספת מודלים או תהליכים מורכבים שאינם נמצאים בסטנדרט המערכת.

שלבים לפיתוח

איפיון – יש לאפיין את הצורך הנדרש לפי התהליכים העסקים של הלקוח. הגעה לעומק הדברים עד לפרט אחרון תוך בחינת כל חלופות אפשריות, כולל פתרונות שאינם כרוכים בפיתוח .

פיתוח – כתיבת דרישות האפיון בשפה טכנית תוך שמירה על נהלי פיתוח מחמירים .

התקנה ובדיקה – התקנת הפיתוח ובדיקתו. במערכת מורכבות מומלץ לבצע ראשית התקנה בשרת הטסט לפני הוספתו למערכת.
הכשרה – ביצוע הדרכה למשתמש כיצד יש לעבוד במערכת עם התוסף החדש.

שלב חמישי – הפעלת מערכת וליווי שוטף

שלב הפעלת המערכת מוגדר משלב העלייה לאוויר עד הפעלת כלל המודולים והתהליכים שהוגדרו בתוכנית לשלב הראשון. שלב זה מתבטא בליווי משתמשים בהפעלת המערכת ובקרות על התהליכים שהוגדרו.

לרוב שלב זה מסתיים עם הפקת דוח המע"מ הראשון מהמערכת שלב ליווי שוטף מורכב ממגוון שירותים

1. תמיכה והעמקת יישום פריוריטי בשוטף.
2.  שדרוג המערכות וחידושים המלווים הטמעה של תהליכי עבודה חדשים.
3.  הטמעה של מודולים משלימים אשר לא יושמו או לא נדרשו בהפעלה הראשונה.
4. ביצוע פיתוחים, פיתוח דו"חות ומסמכים, שאילתות וטפסים, ע"י שימוש מושכל במערכת ושימוש בכלי אופיס אינטגרטיביים ניתן לחסוך הרבה מאוד ולקבל פיתרון נכון יותר.

למה אסטרטק?

• שרות מעל הכל, כמעט 24 שעות סביב השעון.
• שמחים ללוות לאורך שנים גם אם נפגשים פעם בשנה
• הכרות מעמיקה עם תוכנת פריוריטי וזום לעסקים ( Priority\Zoom )
• ניסיון גדול מאוד באפיון ובהגדרת תהליכים עסקיים בתחומים מגוונים.
• ניסיון בפרויקטי הטמעה רב מערכתיים גדולים וגם קטנים.
• מתן מענה תוך לקיחת אחריות לכל שירות \ פתרון משלים נדרש.